Vertragsmanagement und Vertragsrecht

In große Vertragsprojekte investieren Unternehmen häufig viel Zeit und Geld, damit die Unternehmensinteressen optimal wahrgenommen werden. Doch was geschieht nach Vertragsabschluß mit diesen Verträgen? Und wie gehen Unternehmen mit den Tag für Tag abzuschließenden Verträgen um?

Viele Unternehmen haben keine Regelungen zum Thema Verträge und Vertragsmanagement in Unternehmen - weder hinsichtlich des Vertragserstellungs- noch des Vertragsverwaltungsprozesses. Dies kann zu nicht unerheblichen finanziellen Nachteilen und Risiken führen.

Durch die Einführung eines umfassenden Vertragsmanagements sollen optimale Strukturen für nachfolgende Phasen eines Vertrages geschaffen werden, um so nicht nur Risiken zu vermeiden, sondern auch einen Mehrwert für Unternehmen zu schaffen:

• Planung von Verträgen: Gute Verträge erfordern eine genaue Planung. Dazu gehören neben der Ermittlung der Vertragsziele auch die Erfassung der Vertragsrisiken und die Sammlung von wichtigen Informationen über den Vertragspartner, das Vertragsumfeld und den Vertragsgegenstand.
• Gestaltung von Verträgen: Optimale Verträge haben nicht nur einen vollständigen und eindeutigen Inhalt; sie sind auch in einer klaren Struktur aufgebaut und in der richtigen Form abgeschlossen.
• Verhandlung von Verträgen: Erfolgreiche Vertragsverhandlungen erfordern eine gründliche Vorbereitung, sowohl aus inhaltlicher als auch aus organisatorischer Sicht.
• Implementierung von Verträgen: Nachdem die Vertragsimplementierung zum Vertragsabschluss führt, sind Workflows und Freigabeprozesse zu definieren; wichtigster Bestandteil des Implementierungsprozesses ist eine klare Unterschriften- und Vertretungsregelung.
• Verwaltung von Verträgen: Jeder Vertrag sollte einem Vertragsverantwortlichen (Contract Owner) zugeordnet werden, der die Vertragsdokumentation zu führen hat und sich um die optimale Verwaltung  der ihm zugeordneten Verträge kümmert (zB Vertragsverlängerung, Vertragsanpassung, Claim-Management).
• Archivierung von Verträgen: Es sind Anordnungen darüber zu treffen, wie lange Verträge - im Original und/oder elektronisch - aufzubewahren sind.

Serviceleistungen unserer Kanzlei sind unter anderem:

• Workshop "Grundüberlegungen zur Einführung eines Vertragsmanagements"
• Laufende Projektbegleitung bei der Einführung eines Vertragsmanagements
• Unterstützung bei der Erarbeitung der Requirements (Lastenheft) für das IT Tool
• Unterstützung bei der Erstellung des  Implementierungsplans
• Entwicklung eines Vertragsarchivierungskonzeptes
• Vertragsworkshop (Analyse und Klassifizierung  der Verträge, Festlegung von Pflichtfeldern etc.)
• Entwicklung eines Vertragsmanagementhandbuchs
• Erstellung einer Unterschriftenregelung
• Unterstützung bei der Vertragserfassung und Schulung der Mitarbeiter
• Erstellung von Vertrags-Checklisten
• Abhaltung von Vertragsrechtsseminare für Juristen und Nichtjuristen

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